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ICY Connect

Centro de ofertas

¡Bienvenido al Centro de ofertas de ICYPAA!

Aquí encontrará información introductoria importante sobre cómo presentar una oferta para albergar ICYPAA.

Gran parte del contenido importante disponible para los postores en el sitio web icypaa.org es seguro, lo que significa que debe tener las credenciales de inicio de sesión para acceder a él en una página protegida con contraseña. Envíenos un correo electrónico para solicitar acceso a este recurso vital para los comités de ofertas.

Comuníquese con nosotros si tiene alguna pregunta o envíe un correo electrónico al Secretario si desea ser agregado a la lista de postores en la Conferencia de este año.

Requisitos de la oferta

REQUISITOS DE LA OFERTA ICYPAA

El paquete de licitación de ICYPAA consta de documentación que demuestra que el comité ha cumplido con los requisitos de la licitación. Se debe proporcionar un paquete de oferta finalizado al Presidente Asesor en formato PDF a más tardar veinticuatro (24) días antes del inicio de la Conferencia.

Revisado el 12 de febrero de 2017

Requisitos del paquete de oferta de ICYPAA

1

Create a roster of committee members.

2

Provide detailed financial records from all committee activities.

3

Detail the committee’s efforts to engage in AA's legacies of recovery, unity and service.

4

Supply documentation that shows the committee has read, understands, and agrees to comply with the Host Committee Responsibilities. (See below)

5

Produce a copy of the committee's proposed host committee guidelines, operating procedures and/or structure.

6

Present a list of large-scale AA and non-AA activities scheduled to take place in your bidding region near the proposed conference dates.

7

Produce a concise summary of applicable federal, state, provincial and local tax/business laws.

8

Develop proposed conference theme and graphics for conference outreach material.

9

Create a tentative outline of the conference program for each proposed facility.

10

Present detailed proposed conference budgets that take into account variations in facility and AV costs.

11

Obtain commitments from two or more distinct facilities able to accommodate the entire conference, both in sleeping rooms and meeting space.

12

Obtain two quotes for audio-visual equipment and services for each proposed facility.

Para obtener información detallada sobre cómo completar los requisitos de licitación y sugerencias sobre lo que debe contener cada requisito de licitación, revise las presentaciones anteriores de ICY Connect en el centro de ofertas protegido con contraseña. Para obtener instrucciones de acceso, comuníquese con biddev@icypaa.org .

Cronograma del Comité de Licitación

Todos los horarios son CDT (hora de verano central). ¿Necesita ayuda para comprender las zonas horarias? Haga clic aquí .

DESCRIPCIÓN

FECHA LÍMITE

Tuesday May 7th, 2024

Early Bid Review Deadline:

No formal reviews of the Bid Requirements will happen after this date.

11:59 PM Central

Thursday May 16th, 2024

All requested feedback from Council returned to Bid Committees.

...

11:59 PM Central

Sunday June 2nd, 2024

One-on-One sessions/Individual Bid Committee Webinars:

The deadline to have individual webinars is 30 days prior to Presentations at the Conference. From September 2022 - July 2023, Bid Committees will be given the opportunity to have two one-on-one meetings with Advisory Council, broken into two sessions.

11:59 PM Central

Sunday June 9th, 2024

Final PDF of Bid Package Deadline:

Link must be emailed to advisory@icypaa.org by midnight

11:59 PM Central

Cronograma de la conferencia

Las habitaciones y los horarios están sujetos a cambios: consulte el programa de la conferencia para obtener más detalles.

DETALLES

FECHA LÍMITE

Thursday

Bid Rooms Open

July 4th, 2024

Friday AM

Bid Table Visits

July 5th, 2024

Friday PM

ICYPAA Forum

July 5th, 2024

Saturday AM

Bid Presentations

July 6th, 2024

Saturday PM

Open Priority Inventory & Third Legacy Vote

July 6th, 2024

Saturday following the vote

Interim Host Committee Meets with Advisory Council; Debriefing for non-awarded Bids

July 7th, 2024

Sunday

Orientation for Interim Host.

July 6th, 2024

Comités de candidatura para la 64ª ICYPAA

Arizona

SoCal Unified

Florida

CHYPAA

Wisconsin

Memphis

Comuníquese con nosotros si desea que lo agreguemos a la lista de postores en la Conferencia de este año.

Preguntas de oferta

Las líneas de comunicación están siempre abiertas entre el Consejo Asesor y los Comités de Candidatura de ICYPAA.

Cuando envíe preguntas o solicitudes de comentarios por correo electrónico a miembros individuales del Consejo, tenga en cuenta que sus respuestas se basan únicamente en su experiencia calificada y que no hablan en nombre del Consejo Asesor en su conjunto.

Toda la correspondencia enviada a Advisory@icypaa.org es respondida por el Secretario del Consejo Asesor. Si se solicitan comentarios, el Secretario recopilará las respuestas de todos los miembros del Consejo y responderá de manera oportuna. Si bien esta es una excelente manera de obtener comentarios de todo el Consejo, a veces los postores tienen preguntas que justifican la consideración de uno de nuestros subcomités del Consejo.

Si tiene preguntas relacionadas con requisitos de licitación específicos, o desea que revisemos todo o parte de su paquete de licitación antes de la fecha límite, puede comunicarse directamente con los subcomités del Consejo Asesor encargados de revisar y resumir esos requisitos para todo el Consejo. .

Utilice los siguientes enlaces para enviarnos por correo electrónico preguntas relacionadas con ofertas o solicitudes de comentarios:

Subcomité de Hoteles:

Subcomité de Finanzas:

Subcomité Técnico:

Subcomité de Desarrollo de Ofertas:

Subcomité de Servicios Generales:

CONECTAR HELADO

ICY Connect es una serie de seminarios web interactivos donde el Consejo Asesor brinda una descripción general del proceso de licitación y brinda información sobre cómo cumplir con los requisitos de la licitación. Registrarse es gratis y está abierto a cualquier persona que forme parte de un Comité de Candidatura de ICYPAA o YPAA relacionada.

Aún no se han programado seminarios web para este ciclo de conferencias, pero si ya tiene acceso a la parte segura de nuestro sitio, haga clic en el enlace a continuación. Si desea acceder, envíe una solicitud a biddev@icypaa.org .

Seminarios web del comité de ofertas individuales

Si su comité desea un seminario web privado de una hora con los miembros disponibles del Consejo, contáctenos a biddev@icypaa.org con las fechas y horarios solicitados (la fecha límite para programar seminarios web individuales es 30 días antes de las presentaciones de ofertas en la conferencia ).

Haremos todo lo posible para acomodarnos. Estos seminarios web serán grabados y accesibles únicamente para el Consejo Asesor. No estarán disponibles públicamente a través de icypaa.org. Hay un límite de dos seminarios web individuales por comité de licitación por año.

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